Behandling av personuppgifter

Evangeliska Frikyrkan hanterar personuppgifter på ett ansvarsfullt sätt och använder enbart uppgifterna på ett sätt som uppgiftslämnaren är införstådd med. Vi bryr oss om din integritet och förbinder oss att respektera och skydda dina personuppgifter i enlighet med gällande lagar inklusive EUs dataskyddsförordning Länk till annan webbplats. GDPR.

Trossamfundet Evangeliska Frikyrkan är en sammanslutning av självständiga kristna församlingar. Församlingarna samarbetar i den gemensamma organisationen Evangeliska Frikyrkan med organisationsnummer 875002-7271. Organisationen Evangeliska Frikyrkan (nedan benämnt ”EFK”, ”vi”, ”oss”) är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas inom ramen för vår verksamhet.

När du kontaktar EFK kan vi komma att hantera dina personuppgifter. För att hjälpa dig att förstå hur vi samlar in och använder uppgifter om dig har vi sammanställt denna information. Du är alltid välkommen att kontakta oss med frågor och funderingar som rör hur vi behandlar dina personuppgifter.

Kontaktuppgifter:

Personuppgiftsansvarig:

Evangeliska Frikyrkan
Postadress: Box 1624, 701 16 Örebro
Mejl: info@efk.se
Telefon: 019-16 76 00

Dataskyddsombud:

Kristina Eriksson
Mejl: dataskyddsombud@efk.se

1. Information som vi samlar in

Det är viktigt för oss att du känner till vilken information vi samlar in om dig och hur vi samlar in den. EFK behandlar de personuppgifter som är nödvändiga för att kunna fullgöra de ändamål som uppges när uppgifterna samlas in.

Som personuppgiftsansvarig har EFK ett ansvar att säkerställa korrekta uppgifter, bland annat i kontakt med myndigheter (exempelvis vid skattereduktion och kyrkoavgiftsanslutning). För att leva upp till detta ansvar kompletteras ibland de uppgifter du anger med uppgifter från andra register, bland annat med personnummer. Genom korrekta kontaktuppgifter kan vi se till att du får information om vårt arbete och hur dina gåvor används.

Du kan direkt eller indirekt lämna information om dig själv till oss t ex i samband med att du ger en gåva, anmäler dig till något av våra event, använder våra webbplatser (efk.se, barnhjalpen.com, geforlivet.com, torpkonferensen.nu, stepout.nu, konferensplatstorp.se, kaleo.se härefter benämnda “webbplatser”).

Information som vi kan komma att samla in i dessa sammanhang inkluderar: ditt namn, organisationsnamn, dina kontaktuppgifter, information som behövs för fakturering och eventuella ytterligare uppgifter som du lämnar till oss. Vi samlar också in information i samband med betalningar och transaktioner, såsom betalningsmetod, kredit- och betalkortsuppgifter (kortnummer, giltighetsdatum och CVV-kod), fakturainformation, bankkontonummer etc., beroende på vad som är relevant.

2. Sätten vi samlar in personuppgifter på

När du har förtroendeuppdrag eller anställning i församling

För att upprätthålla en god kontakt med samverkande församlingar inom EFK, bland annat via de regionala nätverken, tillfrågas församlingarna om att lämna kontaktuppgifter till EFK för personer med förtroendeuppdrag eller anställning, till exempel ordförande, föreståndare och pastorer. För att hålla förteckningen uppdaterad kan EFK sända en lista med dessa till församlingen för kontroll och uppdatering.

När en församling rapporterar att en ansvarig, som finns registrerad i EFKs register, avslutat sitt uppdrag tas personuppgifterna bort inom 12 månader.

Den som någon gång avskilts eller installerats för pastorstjänst i en EFK-församling finns med i registret över EFK-pastorer.

När du kontaktar oss via telefon, e-post och post

När du kontaktar oss via telefon, e-post eller vanlig post kan vi komma att spara dina kontaktuppgifter så länge de behövs för att följa upp och hjälpa dig med ditt ärende. Viss korrespondens kan även komma att sparas för arkivändamål när innehållet bedöms vara av sådant intresse.

När du ger en gåva

När du ger en gåva till EFK, direkt eller till någon av våra insamlingskanaler Ge för livet och Barnhjälpen, sparar vi dina kontaktuppgifter. Det gör vi för att kunna förse dig med information om vårt arbete och för att säkerställa att du kan få skattereduktion för gåvor som är godkända för detta.

När du ger en gåva registrerar vi också information om vilka ändamål du ger till.

UNDANTAG: När du ger en gåva direkt till EFK i samband med gudstjänst eller motsvarande vid våra gemensamma mötesplatser (exempelvis Torpkonferensen) hanteras den som en kollekt. Dina personuppgifter registreras då inte hos oss.

När du anmäler dig för att ge kyrkoavgift

När du anmäler dig för att ge kyrkoavgift till EFK meddelar EFK respektive församling endast antalet anslutna som ger sin del av gåvan vidare till församlingen samt totalt belopp som församlingen kommer att få utbetalt under året. Till Skatteverket lämnas personnummer på samtliga anslutna till kyrkoavgiften, då EFK är ålagd att inkomma med denna information.

När du besöker och kommunicerar via våra webbplatser

Vi använder oss av kakor (cookies) för att förbättra funktionalitet och analysera webbtrafik på våra webbplatser. Läs mer om kakor här Länk till annan webbplats..

När du fyller i formulär på våra webbplatser ber vi dig lämna de personuppgifter som vi behöver för att hantera ditt ärende. Det kan handla om ett kontaktformulär, där vi behöver dina kontaktuppgifter för att ge dig återkoppling, eller ett formulär där du skapar en annons om en ledig tjänst i din församling.

När du väljer att prenumerera på våra nyhetsbrev och tidningen Direkt

När du skriver upp dig som prenumerant på något av våra nyhetsbrev eller tidningen Direkt använder vi enbart dina kontaktuppgifter för att hantera din prenumeration.

När vi samlar in berättelser, fotograferar och filmar

Genom texter, foto och film samlar vi in berättelser för att berätta om och väcka engagemang för vårt gemensamma arbete. Det kan handla om församlingsliv i Sverige och/eller våra internationella projekt och partnerorganisationer. Materialet kan komma att publiceras i tidningen Direkt, i våra nyhetsbrev, på våra webbplatser och i våra sociala medier.

Vi samlar också in berättelser från våra olika arrangemang, till exempel kongress, representantskapsmöte, Torpkonferensen och andra event. Materialet kan komma att publiceras i tidningen Direkt, i våra nyhetsbrev, på våra webbplatser och i våra sociala medier.

Vid intervjuer och när vi fotograferar eller filmar personer på nära håll frågar vi alltid efter samtycke att använda materialet. När vi intervjuar, fotograferar eller filmar barn frågar vi alltid vårdnadshavare om samtycke. I samband med en intervju kan vi också komma att samla in andra uppgifter om dig så som namn, bostadsort, församlingstillhörighet och ålder om detta ska användas vid publiceringen.

När du interagerar i våra sociala medier

Du kan själv välja att interagera med inlägg i våra sociala medier och du kan också välja att göra ett inlägg i någon av våra grupper på Facebook. Då syns ditt kontos namn och din profilbild i anslutning till inlägget. När du skriver privata meddelanden till oss i våra sociala medier kan vi komma att spara dina kontaktuppgifter så länge de behövs för att följa upp och hjälpa dig med ditt ärende.

När du anmäler dig till arrangemang

När du anmäler dig till arrangemang ber vi dig lämna de personuppgifter som vi behöver för att administrera och följa upp arrangemanget och för att kunna ge dig information.

Dessa sparas i upp till 13 månader, om inget annat anges. Avidentifierade uppgifter kan dock komma att sparas längre för statistik- och arkivändamål.

Uppgifter om matallergi och kostbehov är en helt frivillig personuppgift som vi behöver ditt samtycke för att få ta del av. Vi strävar efter att enbart notera antalet matallergier och kostbehov och inte lämna ut namn kopplade till dessa. Uppgiften raderas efter eventet (inom en månad).

Vid en kongress/representantskapsmöte informerar EFK din församling om din anmälan samt om du är ombud eller inte.

När du har ett förtroendeuppdrag i organisationen

Information om vilka som ingår i EFKs styrelse, valberedning och utgör revisorer för organisationen lagras i vårt CRM-system (Customer Relationship Management System*) och förmedlas till myndigheter, Svensk Insamlingskontroll (utifrån att EFK har 90-konto) och banker m fl, då EFK är ålagd att inkomma med detta. Det gäller personuppgifter som namn, adress, ålder/personnummer och pass-uppgifter.

Ytterligare situationer kan finnas där EFK inte är ålagd att hantera eller informera om vilka som innehar dessa förtroendeuppdrag men där vi ser att det finns ett berättigat intresse att informera om detta.

EFK eftersträvar transparens och öppenhet när det gäller organisation och styrning. Därför publiceras på EFKs hemsida en kort presentation av varje ledamot i EFKs styrelse inklusive bild, namn, bostadsort, mandatperiod, församlingstillhörighet och sysselsättning. I EFKs årsbok/verksamhetsberättelse publiceras en kort presentation av ledamöterna med mandatperioder och närvarostatistik för styrelsemötena det gångna året.

3. Hur vi lagrar personuppgifter

Lagrings-system:

NGO PRO heter vårt digitala CRM-system för att hantera gåvor och mycket av kommunikationen med givare, vissa prenumeranter, kontaktpersoner i församlingar mm.

Internt används flera digitala system för personal-och löneadministration för anställda i organisationen EFK. Dessutom finns personalakter i både fysisk och digital form.

Ett särskilt digitalt system används för administration av tjänstepensioner för församlingarnas anställda.

Informationssäkerhet:

Alla personuppgifter som lagras hos EFK ska skyddas genom säkra servrar och andra lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder i enlighet med artikel 32 i GDPR. Exempel är krav på autentisering (inloggning) och begränsad behörighetstilldelning till våra register. Känsliga personuppgifter kräver generellt högre säkerhet än mer harmlösa uppgifter.

Lagring och gallring:

• Vid gåvor:
  Dina personuppgifter sparas högst 30 månader efter att du gett din senaste gåva.
• Vid arrangemang:
  Dina personuppgifter sparas i upp till 13 månader, om inget annat anges, för att administrera och följa upp arrangemanget.
• Personer med förtroendeuppdrag eller anställning i församling:
  Efter att en församling meddelat oss att en person avslutat sitt uppdrag i församlingen tas personuppgifterna bort inom 12 månader.
  UNDANTAG: Se under rubriken EFK-pastor nedan.
• EFK-anställda:
  Personalakt över anställd i organisationen EFK sparas så länge personen lever och ytterligare tre år. Därefter gallras akten och förvaras på ArkivCentrum i Örebro för slutarkivering.
• EFK-pastor:
  Den som någon gång avskilts eller installerats för pastorstjänst i en EFK-församling finns med i registret över EFK-pastorer.
• Prenumeranter:
  När du anmäler att du inte längre vill ha något av våra nyhetsbrev eller tidningen Direkt så avslutas din prenumeration och dina personuppgifter tas bort inom en månad.
  UNDANTAG: om vi har personuppgifter om dig av andra anledningar, som du är införstådd med, så behåller vi personuppgifterna för att hantera dessa andra ärenden.
  

Se även information om lagringstider under punkt 2 vid respektive sätt som vi samlar in personuppgifter på.

4. Syfte och rättslig grund för personuppgifts-behandlingen

Den personuppgiftsbehandling EFK utför måste ha ett tydligt informerat syfte och en rättslig grund i enlighet med EUs dataskyddsförordning Länk till annan webbplats., GDPR.

Personuppgifter som säger något om en persons religiösa övertygelse är inte tillåtna eftersom de ses som känsliga personuppgifter. EFK har dock som ett “icke vinstdrivande organ med religiöst syfte” ett rättsligt stöd för att hantera personuppgifter för personer som har regelbunden kontakt med EFK utifrån EFKs syfte. Uppgifterna får hanteras i EFK för ändamål som kan anses utgöra en del av samfundets berättigade och förväntade verksamhetsutövning. För de här personuppgifterna krävs högre skyddsåtgärder jämfört med andra personuppgifter.

Olika personuppgiftsbehandlingar kan vila på någon av följande rättsliga grunder:

Avtal

Om du har ett avtal med oss, t ex i samband med att du tecknar dig för kyrkoavgift eller autogiromedgivande för gåvor, så ger avtalet en rättslig grund för oss att behandla personuppgifter som är nödvändig för att fullgöra avtalet.

Samtycke

Ibland ber vi om ditt samtycke för att behandla en personuppgift om dig. Samtycket ska ges aktivt av dig och vara helt frivilligt. Det ska också ha inkommit innan behandlingen av personuppgiften påbörjas. Du kan alltid återkalla ditt samtycke.

Rättslig förpliktelse

I vissa fall åläggs EFK utifrån svensk lag eller EU-rätt att utföra viss personuppgiftsbehandling. Det kan handla om att följa kollektivavtal eller t ex Bokföringslagen.

Berättigat intresse

För EFK finns ett berättigat intresse att förse de samverkande församlingarna i trossamfundet EFK med information om det gemensamma arbetet, då detta ligger i församlingarnas intresse. EFK förutsätter också att församlingarna som är en del av EFK vill stödja arbetet i bön och med gåvor. EFK hanterar därför kontaktuppgifter till anställda och vissa förtroendevalda i församlingarna.

5. Hur vi delar personuppgifter vidare

IP-adresser

EFKs webbplatser finns hos underleverantörer. Då dessa också registrerar IP-adresser för de som surfar på hemsidan finns biträdesavtal med dem. IP-adresserna används enbart för besöksstatistik.

Distribution

Vid större utskick anlitar EFK externa företag för tryck, packning och adressering. Adresser till mottagarna levereras då till dessa företag för att möjliggöra utskicket. Företagen får enligt biträdesavtal inte sprida dessa adresser vidare och ska radera adresserna efter varje utskick.

Det händer också att vi använder oss av externa e-postverktyg för att smidigare hantera större utskick. Adresserna till mottagarna levereras då till dessa företag för att möjliggöra utskicket. Företagen får enligt biträdesavtal inte sprida dessa adresser vidare.

Överföring mellan våra olika kommunikationskanaler

Berättelser som vi samlar in kan komma att publiceras i flera olika kanaler, så som tidningen Direkt och andra publikationer, våra nyhetsbrev, på våra webbplatser och i våra sociala medier.

6. Dina rättigheter

När vi hanterar dina personuppgifter har du rätt till information om vilka uppgifter det gäller, varför vi behöver dessa uppgifter, hur länge vi sparar dem och om någon annan får del av uppgifterna. Du har också rätt att veta vilken rättslig grund vi har för att hantera uppgifterna.

Du har rätt att få ett registerutdrag på de uppgifter vi har om dig och att få dina uppgifter rättade eller raderade. Du har också möjlighet att invända mot vår hantering.

7. Frågor och klagomål

Vi hoppas att den här informationen är användbar för dig och bidrar med förtydliganden när det gäller varför och hur vi behandlar dina personuppgifter. Om du har frågor, tveka inte att ta kontakt med oss på: dataskyddsombud@efk.se.

Du har också rätt att lämna ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten när det gäller hur vi behandlar dina uppgifter.

Denna informationstext uppdaterades senast 2024-09-11.